Apa yang Salah dalam Perubahan Proses Produksi Kami

Suatu pabrik yang menjalankan sembilan varian rumah (housing) pada satu mesin cuci memerlukan waktu sekitar dua jam untuk pergantian. Manajer produksi meminta waktu hanya dua puluh menit, dan secara teoretis terlihat sederhana: bantalan perlengkapan yang mudah diganti, satu program per varian—selesai.

Proses ini memakan waktu empat bulan, dan selama dua bulan di antaranya kinerja jalur tersebut terukur lebih buruk dibandingkan sebelum kami mengubahnya. Berikut adalah apa yang terjadi setiap bulannya, karena urutan kejadian lebih bermanfaat daripada jawaban akhirnya.

Bulan Pertama: Kami Mengganti Perlengkapan

Kendala yang paling jelas adalah perlengkapan itu sendiri. Sembilan varian berarti sembilan set bantalan dan penghenti, yang dipasang ulang menggunakan baut—dan proses pengencangan bautlah yang menyumbang sebagian besar dari dua jam tersebut.

Kami mengganti bantalan yang dipasang dengan baut menggunakan pin pelepas-cepat serta menambahkan tanda posisi, sehingga tiap bantalan hanya bisa dipasang di satu tempat saja. Waktu pergantian turun menjadi sekitar tujuh puluh menit pada percobaan pertama, yang dianggap semua pihak sebagai keberhasilan.

Bukan begitu. Dalam waktu tiga minggu, kami menerima dua penolakan yang disebabkan oleh sebuah bantalan yang berada di posisi kanan tetapi bergeser 12 mm dari posisi varian yang seharusnya, serta satu kejadian hampir terjadi di mana kotak nosel tertinggal dari komponen sebelumnya. Perlengkapan tersebut memang lebih cepat, namun jalur produksi menjadi kurang andal—suatu pertukaran buruk jika dilakukan tanpa disadari.

Bulan Kedua: Keadaan Memburuk

Bulan kedua merupakan periode terburuk dalam proyek ini, dan hal itu sepenuhnya akibat tindakan kami sendiri.

Karena pergantian perlengkapan berlangsung lebih cepat, operator mulai melakukan pergantian lebih sering—membagi kelompok produksi yang biasanya dijalankan bersama demi memenuhi tenggat pengiriman. Tindakan tersebut masuk akal dari sisi mereka. Masalahnya adalah, setiap pergantian kini membutuhkan waktu lebih sedikit namun tetap mengandung tingkat ketidakpastian yang sama; akibatnya, jumlah pergantian meningkat dengan tingkat kesalahan yang tak berubah, sehingga tingkat kesalahan tersebut menjadi terlihat.

Tingkat hasil pertama turun empat poin, dari 96,2 menjadi 92,1 persen. Penyebabnya bukan pada alat bantu (fixture). Penyebabnya adalah pemilihan program masih dilakukan secara manual, pemeriksaan terhadap suku cadang pertama masih bersifat informal—atau bahkan tidak dilakukan sama sekali—dan operator memiliki waktu lebih sedikit untuk menyadari adanya kesalahan karena pergantian dilakukan lebih cepat.

Ini adalah bagian dari pekerjaan pergantian yang sering dilewatkan. Mengurangi waktu mekanis mudah dilihat dan mudah dirayakan. Namun, waktu verifikasi tidak ikut berkurang; jika Anda memangkas bagian pertama tanpa menyentuh bagian kedua, Anda hanya membuat proses yang lebih lambat menjadi lebih cepat dalam menghasilkan kesalahan yang sama.

Opsi yang Kami Tolak

Di tengah bulan kedua, ketika tingkat hasil terus menurun, pabrik mengusulkan pembelian mesin cuci kedua: satu mesin per keluarga varian, tanpa pergantian sama sekali.

Kami menghitung biayanya secara jujur, yang berarti memperhitungkan apa yang tidak akan diselesaikan oleh mesin kedua. Dua mesin tetap memerlukan program yang tepat dimuat, tetap memerlukan pengukuran suku cadang pertama, dan tetap memerlukan pembersihan perlengkapan antar-batch—tiga interval tersebut ternyata menyumbang sebagian besar dari dua jam awal. Yang dihilangkan oleh mesin kedua hanyalah pergantian bantalan, yang pada saat itu sudah turun menjadi dua puluh dua menit.

Jadi, usulan tersebut akan membeli sekitar dua puluh menit penghematan waktu pergantian produksi dengan harga sebuah mesin, satu set fasilitas tambahan, dan satu rangkaian prosedur perawatan tambahan—namun tidak menyentuh empat puluh menit waktu tunggu untuk suku cadang pertama. Usulan ini ditolak berdasarkan pertimbangan tersebut, dan penolakan itu memang tepat.

Saya menyebutnya karena ini merupakan opsi yang paling sering dipilih pertama kali oleh kebanyakan pabrik. Mesin kedua terlihat jelas, dapat dianggarkan, dan mudah dibenarkan, sedangkan keempat interval yang sebenarnya membentuk proses pergantian produksi justru tak terlihat—kecuali jika seseorang berdiri di sana sambil memegang stopwatch.

Bulan Ketiga: Kami Menemukan Kendala Sebenarnya

Kami kembali dan mengukur waktu pergantian secara tepat, dengan stopwatch di tangan, serta mencatat setiap interval—bukan total waktu keseluruhan.

Pergantian perlengkapan memakan waktu 22 menit. Pembersihan mesin di antara tiap lot—yakni menghilangkan sisa-sisa komponen sebelumnya dari dasar perlengkapan, saluran pembuangan, dan area bayangan semprotan—memakan waktu 31 menit; dan tak seorang pun menghitungnya karena kegiatan ini berlangsung bersamaan dengan pergantian perlengkapan serta tampak seperti bagian dari aktivitas yang sama. Pemeriksaan komponen pertama memakan waktu tambahan 40 menit, terutama menunggu hasil pengukuran.

Jadi distribusi aktualnya adalah: 22 menit untuk aktivitas yang telah kami optimalkan, 31 menit untuk aktivitas yang tak pernah diberi nama oleh siapa pun, dan 40 menit menunggu hasil yang dihasilkan pihak lain.

Tiga perubahan dilakukan. Basis dudukan alat diproduksi ulang dengan baki yang dapat dilepas sehingga pembersihannya memerlukan empat menit, bukan tiga puluh menit. Langkah identifikasi varian ditambahkan pada tahap pemuatan, sehingga program memilih dirinya sendiri berdasarkan komponen, bukan dari operator. Dan alat ukur untuk contoh pertama dipasang di mesin sehingga pemeriksaan tidak lagi menunggu laboratorium.

Bulan Keempat: Seperti Apa Tampilannya Sekarang

Waktu pergantian sekarang berjalan sekitar 24 menit: 6 menit untuk dudukan alat, 4 menit untuk pembersihan, 8 menit untuk program dan komponen pertama, serta 6 menit sebagai margin yang sengaja kami sisakan.

Tingkat hasil pertama kali berhasil kembali pulih dan berakhir sedikit lebih baik daripada titik awal, karena identifikasi varian menghilangkan satu mode kegagalan yang telah ada sejak sebelum proyek dimulai. Jalur produksi kini melakukan pergantian lebih sering dibandingkan empat bulan lalu—yang memang merupakan tujuan nyata, meskipun tidak pernah dinyatakan secara eksplisit sebagai salah satu target.

Pelajaran yang kami petik darinya bukan tentang perlengkapan. Melainkan, waktu pergantian biasanya dikaitkan dengan mesin dan umumnya dibagi di antara empat pihak: perlengkapan, pembersihan antar-batch, program, serta pengukuran. Mengoptimalkan komponen yang menjadi tanggung jawab Anda menghasilkan angka yang membaik dan garis yang tidak berubah.

Apa yang Masih Belum Saya Ketahui

Enam menit margin yang kami sisakan adalah tebakan. Kami menambahkannya karena proses terasa ketat, dan garis produksi telah stabil sejak saat itu—namun saya tidak dapat memastikan apakah dua menit sudah cukup atau sepuluh menit akan lebih aman.

Posisi jujur-nya adalah bahwa kami menukar risiko yang dapat diukur dengan risiko yang tidak dapat diukur. Jika ada orang yang memiliki cara mengukur margin tersebut—bukan sekadar merasakannya—itu adalah percakapan yang ingin saya lakukan.